07. Mai 2021 | Tipps & Tricks

Workshops und Seminare optimal vorbereiten: Design Thinking für eine erfolgreiche Planung

Wer kennt sie nicht, die Workshops und Seminare, aus denen die Teilnehmer mit mehr Fragen als Klarheiten rausgehen? In denen die wichtigsten Punkte unbeachtet bleiben und vermeintlich alles am Thema vorbeigeht? Wer kennt nicht den Frust, viel kostbare Zeit in stundenlangen Meetings verbrannt zu haben und nicht schlauer zu sein als vorher?

Jeder, der vor der Aufgabe steht, selbst eine Veranstaltung zu moderieren oder in einem Seminar Inhalte zu vermitteln, ist gut beraten, sich dieses Horror-Szenario im Vorfeld intensiv auszumalen. Und sich die dringende Frage zu stellen: Wie lassen sich diese Probleme vermeiden? Ein Schlüsselfaktor liegt darin, weit vor der inhaltlichen und organisatorischen Planung ganz auf Empathie zu setzen. Noch bevor Agenda und Folien in die Mache kommen, gilt es, sich in die Teilnehmer hineinzufühlen. Ganz am Anfang heißt es zu klären, welchen Nutzen und Mehrwert das Event für die Menschen bietet, die es besuchen. Ein Seminar ist kein Selbstzweck und auch der abwechslungsreichste Workshop braucht ein Ziel, das die Ressourcen, die dafür aufzubringen sind, rechtfertigt. Doch wer nun die berühmten Wer-was-wann-wie-warum-Fragen routiniert abhandelt und sogleich das passende Setting zur Hand hat, vergisst einen wichtigen Schritt: Erst in den Problemraum gehen! Hier lassen sich intensiv alle Aspekte einer Veranstaltung aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Erst im Problemraum kristallisiert sich, welche Stolpersteine es gibt und welche Risiken bisher außer Acht blieben. Nur so lässt sich klären, wie das eigene Seminar den Teilnehmern einen echten Nutzen und Mehrwert bietet. Die Methode Design Thinking gibt hierfür spannende Impulse.

Bei dieser Innovationsmethode steht am Anfang jeder Überlegung der Problemraum, in dem ein Konzept von allen Seiten beleuchtet wird. Immer mit der Kernfrage verbunden: Welchen Mehrwert hat der Nutzer davon? Die These dahinter lautet, dass ein Produkt – das auch ein Seminar oder Workshop sein kann – nur dann erfolgreich ist, wenn es die Bedürfnisse der Kunden – also auch der Teilnehmer – befriedigt. Das kann bedeuten, dass diverse Fragen geklärt, dass Prozesse optimiert oder Aufgaben neu angegangen werden. In jedem Fall führt es dazu, dass eine Veranstaltung bei den Teilnehmern als Erfolg gewertet wird.

Wenn die Überlegung nach dem Kundennutzen am Anfang der Vorbereitung von Workshops und Seminaren steht, stellt sich bald die Frage: Kenne ich meine Zielgruppen und bietet es sich überhaupt an, von solchen zu sprechen? Das Konzept der sogenannten Personas ist gerade bei der Vorbereitung von Veranstaltungen sehr viel besser geeignet, um die Teilnehmer zu beschreiben. Denn Personas bringen die Gefühlswelt in die Planung mit ein. Und bei guten Workshops geht es auch immer um Gefühle. Das Gefühl, gut aufgehoben zu sein, das Gefühl, mit den eigenen Fragen und Problemen auf Verständnis zu treffen, und vor allem das Gefühl, im genau richtigen Seminar zu sitzen! Das empathische Verstehen ist die Grundlage, die nächste Veranstaltung nutzerzentriert aufzubauen. Indem sich Vortragende, Trainer und Moderatoren in die Personas als „lebendige Zielgruppe“ hineinversetzen, gewinnen sie entscheidende Impulse für eine gute Planung der jeweiligen Veranstaltung. Denn die Personas liefern Inspiration für die inhaltliche Ausrichtung und die praktische Gestaltung. Ein weiterer Pluspunkt für den Verantwortlichen: Es lässt sich besser mit den Personas kommunizieren als mit einer Zielgruppe. Der gedankliche Dialog mit ihnen bringt somit Klarheit, wie welche Inhalte vorgetragen werden sollten, um gut bei allen Teilnehmern anzukommen.

Die bei diesem Dialog im Problemraum durchzuspielenden Fragen sind naturgemäß bei jeder Veranstaltung verschieden, im Kern umfassen sie immer:

  • Was wollen die einzelnen Teilnehmer?
  • Welche Ziele verfolgen sie?
  • Welches Fachwissen haben sie?
  • Sind sie sich der Probleme bewusst?

Gerade bei der letzten Frage kommen Aspekte von möglichen Konflikten, Frustration oder Vorbehalten der Teilnehmer ins Spiel. Wer diese antizipiert, kann darauf Rücksicht nehmen und sie von vornherein entschärfen. Wenn nicht gar konstruktiv nutzen! Es geht bei der Vorbereitung eines Workshops oder Seminars nie allein um die Inhalte, sondern auch um unterschiedliche Interessen und die Historie von Differenzen einzelner Teilnehmer. Das ist vor allen Dingen spannend bei dem Schritt, von den Personas in die Perspektive der Gruppe zu wechseln. Nun liegt die Betrachtung im Problemraum auf Fragen der Zusammenarbeit und der Kommunikation in der Gruppe. Hieraus ergeben sich unter anderen die wichtigen Fragen:

  • Wie arbeitet die Gruppe normalerweise zusammen?
  • Mit welchen Konflikten ist zu rechnen?
  • Wie können sich die Teilnehmer ergänzen?
  • Welche Synergien ergeben sich?

Ist für den Veranstaltenden klar, mit wem er worüber mit welchem Ziel kommuniziert, vereinfacht das fundamental die weiteren Schritte bei der Planung von Seminaren und Workshops. Erst nachdem die oben genannten Fragen geklärt sind, geht es an das eigentlich Organisatorische und die Details einer Veranstaltung. In der Sprache des Design Thinking findet nun der Wechsel vom Problemraum zum Lösungsraum statt. Dort ist das konkrete Ausarbeiten von Agenda, Setting und Inhalt der nächste Schritt auf dem Weg zum gelungenen Seminar oder zum erfolgreichen Workshop.

 

 

 

Jetzt Seminarraum buchen

Wählen Sie Ihren Wunschraum aus um zum Buchungsformular zu gelangen.

Zustimmung Datenerhebung und -verarbeitung

1 + 2 =